Technologie

Optimiser la gestion des appels entrants : Les règles d’or

Les appels entrants peuvent prendre beaucoup de temps et vous éloigneront des tâches importantes, réduisant considérablement votre productivité. À cet effet, il existe des moyens de gérer ces appels pour réduire le temps que vous passez au téléphone sans être impoli avec l’appelant. Ces techniques superstitieuses vous aideront à répondre calmement à l’appel.

Répondre aux appels avec des salutations professionnelles appropriées

Règles d’élite à retenir. Par exemple, lorsque vous répondez au téléphone, vous pouvez dire quelque chose comme ‘’CDI Technologies, Christal parle. Mr, en quoi puis-je vous être utile ?’’ Cela permet non seulement à l’appelant de savoir qu’il a contacté une certaine entreprise, mais permet également au responsable de répondre aux questions. Cela peut faire gagner du temps sur des questions exploratoires, telles que : Sont-ce des technologies CDI ? Et d’éviter d’être importuner. Utilisez le callbot d’accueil avec Zaion pour améliorer la gestion des appels entrants http://zaion.ai/solutions/welcomebot/

Réfléchissez au moment d’établir l’objet de la discussion

Est-il préférable de gérer les appels maintenant ou à l’avenir ? La plupart des appels que les entreprises reçoivent sont des demandes de renseignements rapides et faciles à répondre. Mais d’autres incluent des réponses plus complexes et plus longues. Si c’est le cas, informez l’appelant et demandez-lui quand il est approprié de l’appeler pour en discuter.

Utilisez des paraphrases et des reformulations pour que l’appel reste normal

Si vous parlez à quelqu’un au téléphone qui semble vouloir discuter ou quitter ce point, veuillez dire ‘’J’ai entendu… ‘’ ou Voici ce que je veux dire…’’ (Résumé). Il est difficile de nouer des relations avec des personnes qui refusent de discuter. Avec de telle initiative, tout vous sera bénéfique.

Résumez et terminez chaque appel avec des actions convenues

Bien que cela ne prenne que quelques secondes dans la plupart des cas, vous pouvez éviter les erreurs et le besoin de double vérification, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps. Par exemple, après avoir organisé une conversation avec un client, vous pourriez dire : ‘’Très bien. Je vous rencontrerai à votre bureau (entrez l’emplacement) jeudi à 9 h 00, et nous examinerons les échantillons ensemble.

Donnez à vos clients la possibilité d’envoyer des e-mails

S’ils connaissent votre adresse e-mail, beaucoup d’entre eux utiliseront l’e-mail pour vous contacter au lieu de vous appeler. Assurez-vous que votre adresse e-mail professionnelle figure sur votre carte de visite et sur votre site Web (si vous en avez un). Si vous avez votre propre adresse e-mail, veuillez envoyer un aux clients existants en mentionnant les options de messagerie comme moyen d’améliorer la communication.

Utilisez la technologie pour gérer votre temps de téléphone

À tout le moins, votre entreprise devrait avoir un répondeur et une messagerie vocale. Configurez ces programmes avec des scripts d’entreprise appropriés et utilisez-les pour répondre aux appels lorsque vous n’êtes pas au bureau. Prévoyez ensuite une heure chaque jour pour répondre à ces appels. Sûrement, vous feriez du progres dans la gestion des appels entrants.