La réunion qui bourdonne encore et encore; la réunion où tout le monde est en train de manipuler son smartphone; la réunion détournée par Doug de Accounting; ou la réunion où presque tout le monde dans la salle se demande la même chose: pourquoi suis-je même ici?

Les réunions occupent un nombre croissant d’heures de travail, et pourtant, la plupart des employés les considèrent comme une perte de temps. Selon un sondage auprès de professionnels américains, les réunions se classaient au premier rang des priorités en matière de productivité au bureau. (Selon le sondage de 2012, la politique des bureaux était une seconde bonne place.)

Mais il existe des moyens d’organiser des réunions efficaces et efficientes pour que vos employés se sentent stimulés et motivés par leur travail. Voici quelques conseils:

1, expliquez clairement votre objectif. Une réunion doit avoir un but spécifique et défini. Avant d’envoyer cette invitation à l’agenda, demandez-vous ce que je cherche à accomplir. Etes-vous avertir les gens d’un changement de direction ou d’un changement de stratégie? Souhaitez-vous demander l’avis d’autres personnes sur un problème auquel l’entreprise est confrontée? Cherchez-vous à prendre une décision sur un sujet particulier? Les réunions permanentes aux fins vagues, telles que les «mises à jour de statut», constituent rarement un bon emploi du temps.

2. Considérez qui est invité. Lorsque vous convoquez une réunion, prenez le temps de déterminer qui a vraiment besoin d’être présent. Si vous annoncez un changement, invitez les personnes concernées par l’annonce. Si vous essayez de résoudre un problème, invitez les personnes qui seront de bonnes sources d’information pour trouver une solution. Lorsque les gens estiment que les discussions ne sont pas pertinentes pour eux, ou qu’ils manquent des compétences ou de l’expertise voulues pour les aider, ils considèrent leur présence à la réunion comme une perte de temps.

3. Respectez votre emploi du temps . Créez un ordre du jour définissant tout ce que vous prévoyez de couvrir pendant la réunion, ainsi qu’un échéancier allouant un certain nombre de minutes à chaque élément et envoyez-le par courrier électronique à l’avance. Une fois que vous êtes en réunion, affichez cet ordre du jour sur un écran ou un tableau blanc pour que les autres le voient. Cela garde les gens concentrés.

4. Ne prenez pas d’otages. Rien ne fait dérailler une réunion plus rapidement qu’une personne qui parle plus que sa juste part. Si vous remarquez qu’une personne monopolise la conversation, appelez-la. Dites: «Nous apprécions vos contributions, mais nous avons maintenant besoin de l’avis des autres avant de prendre une décision.» Soyez public à ce sujet. L’établissement de règles de base dès le début créera un cadre pour le fonctionnement de votre groupe.

5. Commencez à l’heure, finissez à l’heure . Si vous êtes responsable de l’organisation de réunions régulières et que vous avez la réputation d’être quelqu’un qui commence et se termine rapidement, vous serez étonné du nombre de vos collègues qui feront tout leur possible pour assister à vos réunions. Les gens l’apprécient lorsque vous comprenez que leur temps est précieux. Une autre note à l’heure: ne programmez aucune réunion pour durer plus d’une heure. Soixante minutes est généralement la plus longue période pendant laquelle les travailleurs peuvent rester véritablement engagés.

6. Interdire la technologie. En réalité, si les utilisateurs sont autorisés à apporter des iPad ou des BlackBerry dans la salle, ils ne se concentreront pas sur la réunion ni n’y contribueront. Au lieu de cela, ils vont envoyer des courriels, surfer sur le Web ou tout simplement jouer avec leur technologie. Lève les yeux ici, s’il te plaît.

7. Suivi. Il est assez courant que des personnes quittent la même réunion avec des interprétations très différentes de ce qui s’est passé. Pour réduire ce risque, envoyez un mémo par courrier électronique soulignant ce qui a été accompli à tous les participants dans les 24 heures suivant la réunion. Documentez les responsabilités attribuées, les tâches déléguées et les délais impartis. De cette façon, tout le monde sera sur la même page.

Les réunions peuvent vraiment être utiles et productives. Vous devez juste prendre les mesures nécessaires pour les rendre ainsi.